La Clínica de Campesinos del Valle de Yakima ha reunido un equipo de proyecto multidepartamental para desarrollar e implantar un nuevo módulo de Epic llamado “Bienvenida”. El sistema Welcome permitirá a los pacientes utilizar un iPad para rellenar cuestionarios y firmar formularios ellos mismos antes y durante sus citas. Esta información se cargará automáticamente en el historial del paciente. Las ventajas de Welcome serán la reducción de los tiempos de registro, espera y alojamiento de los pacientes, así como la liberación del personal para que pueda centrarse en otras tareas.
Según Steve Abarta, Director del Proyecto IS de la Clínica de Campesinos del Valle de Yakima, además de ahorrar tiempo al personal, se espera que la Bienvenida ayude también a que los pacientes se sientan más comprometidos con su visita.
“Ayuda a reforzar que no somos sólo nosotros quienes les servimos, sino que ellos tienen un papel que desempeñar”, dijo Abarta.
Una de las cosas que ha hecho el equipo de SI es probar distintas tabletas para garantizar lo siguiente: facilidad de uso para los pacientes; compatibilidad con los sistemas informáticos actuales; y durabilidad. Durante su evaluación, el equipo descubrió que el coste de compra, la durabilidad y la duración de la batería eran los factores más importantes a la hora de seleccionar qué tableta utilizar.
“Por todas las razones anteriores, los iPads parecen ser una especie de punto dulce para lo que estamos haciendo”, dijo Abarta.
El proyecto planteó muchos retos al equipo de SI, y Abarta espera que surjan más antes de que Welcome se introduzca en las clínicas a principios del año que viene. Abarta considera que uno de los mayores retos hasta ahora ha sido intentar decidir el número adecuado de comprimidos que debe recibir cada clínica.
“Somos una organización grande. Nos estamos desplegando en unos 36 centros diferentes, que incluyen atención médica, dental y de salud conductual”, dijo Abarta. “Epic [the software provider] no te da una fórmula exacta, [like] compra dos comprimidos por cada proveedor, o mira tu volumen de pacientes y divídelo por X y podrás calcular cuántos comprimidos. Así que hemos tenido que hacer múltiples iteraciones para averiguar cuántas tabletas van a ser suficientes, pero también para no comprar de más”.
Otro reto ha sido diseñar y programar preguntas para cada grupo demográfico de pacientes y tipo de visita. Esto garantiza que a un hombre de 30 años no se le hagan las mismas preguntas que a una mujer embarazada de 25 años.
“Creo que ha sido más complicado de lo que preveíamos”, dijo Abarta. “Ha sido divertido, pero es complejo asegurarse de que cuando a un paciente se le da una pastilla… se le está presentando [questions] adecuada para esa visita”.
El Equipo del Proyecto de Bienvenida tiene previsto desplegarse en 6 localidades a mediados de enero. Si todo va bien, la Bienvenida será introducida en los restantes lugares médicos cinco semanas después. Todos los centros de salud dental y conductual recibirán la Bienvenida cuatro semanas después.
El tiempo y el esfuerzo invertidos ahora deberían dar sus frutos cuando se introduzca la Bienvenida.
“Se trata de eficiencia, de reducir los tiempos de espera y el esfuerzo del personal, así como de dar al paciente más protagonismo en parte del proceso de la visita”, dijo Abarta.